Большинство собственников считают стоимость содержания склада по простой схеме: аренда (или «свой цех — значит бесплатно»), зарплаты, коммуналка. Иногда добавляют погрузчик и стеллажи — и на этом ставят точку. На бумаге выходит аккуратная цифра, которая «влезает» в маржу. В реальности складская инфраструктура работает как отдельный бизнес-процесс со своей экономикой, рисками и неизбежными потерями. И именно они съедают прибыль — тихо, без красивых строк в бюджете.
Скрытых статей обычно минимум 8–10: текучка и обучение, переработки и подмены, управленческий слой, shrinkage (потери на складе), ИТ и WMS-система, обслуживание техники, безопасность, страхование, простои, сезонные перекосы загрузки. Эти расходы редко попадают в первоначальные расчёты, потому что они «размазаны» по разным статьям или возникают нерегулярно.
Ниже — разбор слоёв затрат с конкретными примерами для склада 700 м² (в диапазоне 500–1000 м² логика будет той же). Цель — посчитать TCO (total cost of ownership), то есть реальную стоимость владения складом, а не красивую «аренда + ФОТ».
Очевидные затраты — то, что все считают
Для ориентира возьмём типичный склад 700 м² для МСБ: хранение, приёмка, комплектация, отгрузка, возвраты в базовом объёме.
1) Аренда / амортизация помещения.
Если склад в аренде, в 2026 году по многим регионам адекватная ставка для «рабочего» класса площадей часто оказывается в коридоре 600–900 руб./м² в месяц (без претензий на премиальную локацию). Возьмём 750 руб./м²:
700 × 750 = 525 000 руб./мес.
Если помещение своё, аренда не исчезает — она превращается в амортизацию, проценты по финансированию, налоги на имущество и «замороженный капитал», который мог работать в обороте.
2) ФОТ складского персонала (с налогами).
Допустим, 6 сотрудников в сменном графике (комплектовка/кладовщики/приёмка) и 1 водитель погрузчика. Средний «грязный» ФОТ с налоговой нагрузкой легко выходит на 260–340 тыс. руб./мес. Возьмём 310 000 руб./мес.
3) Коммунальные платежи и эксплуатация.
Электроэнергия, отопление, вода, вывоз мусора, мелкий ремонт — условно 60 000 руб./мес.
4) Базовое оборудование.
Стеллажи, рохли, погрузчик/штабелер, зона упаковки. Обычно это считают как разовый CAPEX и дальше «забывают». Чтобы сравнивать корректно, эти вложения нужно размазывать на срок службы. Пусть условная амортизация и обслуживание оборудования — 40 000 руб./мес.
Итог «на бумаге»: 525 000 + 310 000 + 60 000 + 40 000 = 935 000 руб./мес.
На этом месте многие и заканчивают. Но реальная стоимость содержания склада почти всегда уходит выше — и дальше начинается то, что в бюджете не было.
Первый слой скрытых расходов — кадры и управление
Склад — это люди и дисциплина. Если людей не хватает, они выгорают, ошибаются и воруют. Если дисциплина «плавает», склад превращается в генератор пересортицы, возвратов и потерь.
Текучка складского персонала.
Для складов текучка 40–60% в год — частая реальность. И это не только «вакансия на сайте». Найм, обучение, наставники, падение производительности новичка, ошибки на адаптации — всё это деньги.
Простой расчёт:
-
7 сотрудников, текучка 50% = 3–4 замены в год.
-
Стоимость закрытия одной позиции (реклама/агентства/время руководителя/выход на смены) — даже при экономном подходе 25–40 тыс. руб.
-
Адаптация и потери производительности в первый месяц обычно дают ещё 20–35 тыс. руб. на человека (за счёт переработок старших, ошибок, снижения скорости).
Консервативно: 4 замены × (30 000 + 25 000) = 220 000 руб./год, или 18 000 руб./мес.
И это без учёта ошибок и брака, которые новички генерируют чаще.
Больничные, подмены, переработки.
Склад редко живёт в идеальном графике. Один человек выпал — и либо сдвигаются сроки, либо платятся переработки. Для МСБ переработки обычно «всплывают» в конце месяца как внезапные доплаты. По опыту реальных проектов, добавка к ФОТ в виде подмен/переработок легко составляет 7–12%.
Если базовый ФОТ 310 000 руб., то +25 000–37 000 руб./мес.
Стоимость руководителя склада / менеджера смены.
Склад без управленца работает только на очень простых потоках и короткой дистанции. Как только появляются возвраты, разные каналы, приоритеты, нестандартная упаковка — нужен руководитель склада. В 2026 году рыночная «вилка» по МСБ часто приводит к 120–200 тыс. руб./мес. с налоговой нагрузкой. Возьмём 160 000 руб./мес.
HR-обслуживание, спецодежда, медосмотры.
Спецодежда, обувь, СИЗ, медосмотры, инструктажи, охрана труда — обычно «размазаны» по разным статьям. Реалистичная оценка — 5 000–8 000 руб. на сотрудника в год минимум, а часто больше.
Для 7 сотрудников пусть будет 50 000 руб./год, или 4 000 руб./мес.
Shrinkage: потери по вине персонала и процесса.
Shrinkage — это не только воровство. Это пересортица, недостачи, списания из-за неверной отгрузки, «потеряли короб», «отдали не туда». Даже при относительно аккуратной работе 0,3–0,8% от оборота/стоимости запасов в год — типичная зона риска для ручных процессов.
Если средний складской запас по стоимости 20 млн руб., то 0,6% = 120 000 руб./год, или 10 000 руб./мес.
А если запас 40 млн — цифра удваивается.
Вывод по первому слою: кадровые и управленческие скрытые расходы в реальности добавляют 25–35% к плановому ФОТ. В нашем примере это легко превращается в +90 000–140 000 руб./мес. только по людям — без учёта того, что ошибки потом потянут затраты в продажах и клиентском сервисе.
Второй слой — технологии и автоматизация
Склад без технологий может существовать. Но цена такого существования — ошибки, ручной учёт, низкая прослеживаемость и постоянное «пересобирание» процессов в голове у ключевых людей.
WMS-система: лицензия, внедрение, поддержка.
Для МСБ вопрос обычно стоит так: либо работа «на Excel и 1С», либо WMS-система хотя бы базового уровня. В 2026 году внедрение WMS «в минимально рабочем варианте» часто начинается от 500 тыс. руб. и выше — в зависимости от интеграций и процессов.
Если размазать 500 000 руб. на 24 месяца, получится 21 000 руб./мес.
Дальше добавляются поддержка, обновления, доработки — условно ещё 15 000–35 000 руб./мес.
Итого по WMS в реальности часто выходит 35 000–60 000 руб./мес.
Интеграции с учётной системой и каналами.
1С, МойСклад, маркетплейсы, службы доставки, ЭДО — интеграции редко бывают «из коробки». Даже если проект маленький, он часто выливается в разовые работы 100–300 тыс. руб. и регулярные правки. Для расчёта TCO корректнее закладывать хотя бы 10 000–20 000 руб./мес. как постоянный «ИТ-хвост».
Сканеры, принтеры этикеток, ТСД.
Оборудование покупается один раз, но его нужно обслуживать, менять аккумуляторы, ремонтировать, обновлять ПО. Реалистично заложить 8 000–15 000 руб./мес. на обслуживание и замену «расходных» элементов, если склад работает ежедневно.
IT-поддержка.
Даже если нет штатного айтишника, кто-то должен решать проблемы: сеть, Wi-Fi в зоне стеллажей, принтеры, интеграции, «почему не бьётся штрихкод». Часто это внешняя поддержка или «сотрудник на полставки». Консервативно — 20 000–40 000 руб./мес.
Стоимость ошибок при ручном учёте.
Ключевая цифра здесь — уровень ошибок.
-
Без WMS и со слабой дисциплиной склад часто живёт с ошибкой 3–5% по заказам (не туда положили, не то отобрали, недоложили, пересортица).
-
С WMS и адресным хранением реально опуститься ниже 0,5%.
Что это значит в деньгах: допустим, 2 500 заказов в месяц, средний чек 8 000 руб. Ошибка даже в 2% — это 50 проблемных заказов. Если средняя «стоимость одной ошибки» (обратная логистика, повторная доставка, работа поддержки, скидки, потеря клиента) составляет 1 200–2 500 руб., то получаем 60 000–125 000 руб./мес. потерь. Обычно это не видно в «складском бюджете», потому что расходы разъезжаются по доставке, поддержке и маркетингу.
Третий слой — риски и непредвиденные расходы
Этот слой неприятен тем, что он проявляется скачками: один инцидент может «съесть» экономию за несколько месяцев.
Порча товара при хранении.
Повреждения, неправильная укладка, отсутствие нормального режима хранения, человеческий фактор, недосмотр при разгрузке. Даже если порча «всего» на 0,2% от запасов в год, при запасе 20 млн это 40 000 руб./год. Но на практике по отдельным категориям товаров сумма выше — особенно если упаковка нежная или есть температурные требования.
Страхование складских запасов.
Часть компаний страхует, часть нет. Но для расчёта TCO нужно понимать: если не страхуете — вы экономите премию, но берёте риск на себя. Если страхуете — это регулярный платеж. Пусть условно 10 000–25 000 руб./мес. в зависимости от ассортимента и условий.
Пожарная безопасность: системы, проверки, штрафы.
Сигнализация, обслуживание, проверка огнетушителей, планы эвакуации, обучение, требования к хранению. У МСБ часто всплывает «внезапный счёт» после проверки или поломки системы. В среднем разумно закладывать 10 000–30 000 руб./мес. на обслуживание и соответствие.
Охрана и видеонаблюдение.
Если охрана «на объекте» — одна экономика. Если хотя бы видеонаблюдение, контроль доступа, тревожная кнопка — другая. В реальности по МСБ обычно 20 000–60 000 руб./мес.
Ответственность за травматизм.
Травма на складе — это не только человеческая история. Это простои, расследование, компенсации, рост страховых взносов, штрафы. С точки зрения финансового управления это риск, который должен иметь резерв. Компании редко закладывают его, пока не случится инцидент.
Простои при поломке оборудования.
Погрузчик встал на неделю — вы либо арендуете замену, либо сокращаете отгрузку. Если аренда погрузчика/штабелера на замену стоит условно 50 000–90 000 руб. в месяц, то даже короткие простои дают ощутимые потери. Плюс — «стоимость невыполненного заказа», которую склад не считает, но продажи почувствуют сразу.
Сезонные пики и пустующие метры.
Самый дорогой парадокс склада: в пике не хватает площади и людей, вне сезона платите за пустоту. Если средняя загрузка вне сезона ниже 60%, а аренда фиксирована, вы платите за неиспользуемую мощность. На нашем примере даже 20% «лишней площади» — это 0,2 × 525 000 = 105 000 руб./мес. фактически выброшенных денег.
Итоговая картина: сколько реально стоит собственный склад
Соберём всё в один смысловой расчёт для склада 700 м². Базовый «плановый» бюджет обычно считают по минимуму и часто получают красивую цифру. Для примера возьмём план 650 тыс. руб./мес. — так часто получается, когда собственник не учитывает руководителя склада, амортизацию оборудования, ИТ и потери от ошибок, а часть расходов «прячется» внутри других подразделений.
Когда вы поднимаете TCO и честно добавляете слои:
-
управленческий слой и скрытые кадровые расходы: +250–350 тыс. руб./мес. (руководитель, текучка, переработки, охрана труда, часть shrinkage);
-
технологии и ИТ: +80–160 тыс. руб./мес. (WMS, поддержка, интеграции, обслуживание оборудования);
-
риски, безопасность, простои, сезонные перекосы: +120–250 тыс. руб./мес. (охрана, пожарка, страхование/резерв, простои, переплата за пустующие метры).
В результате «реальный» бюджет легко выходит на 1,1–1,4 млн руб./мес. даже при умеренных объёмах. Коэффициент скрытых затрат по отношению к «бумажному» бюджету обычно лежит в диапазоне ×1,7–2,2.
Вопрос здесь не риторический. Если склад в реальности стоит вдвое дороже ожиданий, это управляемая проблема или стратегическая ошибка?
Альтернатива: когда выгоднее не владеть, а делегировать
Для собственника важна не идеология («свой склад — это надёжно»), а экономика: что выгоднее для маржинальности бизнеса и скорости роста. В финансовых терминах речь о переходе от CAPEX к OPEX в складской логистике: вместо владения инфраструктурой и постоянных расходов — оплата фактических операций и мощностей.
Когда складские функции передаются внешнему оператору, вы убираете или резко снижаете большую часть скрытых расходов:
-
текучка, обучение, подмены, переработки — зона ответственности оператора;
-
WMS, ТСД, принтеры, поддержка — уже включены в сервисную модель;
-
безопасность, охрана, пожарное соответствие, контроль доступа — часть инфраструктуры площадки;
-
сезонные пики — проще закрываются мощностями оператора без аренды «на вырост»;
-
управленческое время собственника и операционного директора высвобождается.
Оплата обычно строится вокруг понятных элементов: хранение (ячейка/паллето-место/объём), обработка (приёмка, отбор, упаковка), дополнительные операции, возвраты. Главное — вы платите за объём, а не за «пустующие метры и постоянный стресс».
Если нужна ясная картина, как устроена модель внешнего склада и что обычно входит в контур услуг, механику работы такого склада подробно разбирают здесь https://www.rewizor.ru/other/news-copy/chto-takoe-sklad-na-autsorse/.
Где эта схема работает особенно хорошо:
-
e-commerce и многоканальные продажи, где критичны скорость и точность;
-
дистрибуция с широким ассортиментом и постоянными перемещениями;
-
сезонные товары, где пики делают собственный склад экономически токсичным;
-
компании, которые планируют масштабирование, но не хотят инвестировать в складскую инфраструктуру заранее.
Важно: делегирование — не «снять ответственность». Это смена модели управления. У вас остаются KPI, SLA, контроль качества и финансовая дисциплина, но исчезает необходимость содержать инфраструктуру как отдельный «мини-завод».
Чек-лист: как понять, что пора отказаться от своего склада
Признаки, которые чаще всего указывают, что стоимость содержания склада вышла из-под контроля и тянет маржинальность вниз:
-
складские расходы растут быстрее выручки и это стало нормой последних 2–3 кварталов;
-
текучка складского персонала стабильно выше 40% в год, а производительность не растёт;
-
уровень ошибок в заказах выше 2% (пересортица, недовложения, неверные отгрузки);
-
склад загружен менее чем на 60% вне сезона, но аренда и штат фиксированы;
-
нет WMS-системы или она устарела, учёт держится на «ключевом человеке»;
-
собственник или операционный директор тратит более 20% времени на складские вопросы;
-
бизнес планирует рост, но расширить склад быстро невозможно (площадь, люди, техника, требования безопасности);
-
за последний год были страховые случаи, существенная порча товара или инциденты, которые потребовали внеплановых расходов.
Если совпало 3–4 пункта, склад уже работает как «налог на рост». Здесь не нужны героические усилия — нужна смена модели.
Заключение
Владение складом — это не аренда и зарплаты. Реальная стоимость содержания склада почти всегда выше плановой, потому что к «видимым» расходам добавляются кадры и управление, технологии, риски, простои и сезонные перекосы. В терминах TCO разница нередко составляет ×1,7–2,2 от того, что было заложено в бюджете.
Рациональный шаг для собственника — провести полный аудит складских затрат по всем слоям: не только что платится сегодня, но и что бизнес теряет из-за ошибок, простоев и управленческого времени. В 2026 году эффективность всё чаще определяется не объёмом собственных активов, а способностью держать операцию предсказуемой и фокусироваться на ключевых компетенциях. Складская инфраструктура — редкий случай, когда «держать у себя» действительно выгодно далеко не всем.
