Неважно – большая ли ваша компания или вы только на старте своего бизнеса – электронный документооборот (далее ЭДО) необходим вам в работе, как кровеносная система необходима для организма человека.
Наверняка, в электронном виде сейчас находится большинство ваших нужных документов: договора, счета, отчеты, акты и многое другое. Работа в ЭДО может сэкономить вам не только бумагу и деньги на доставку почты, но и самое главное – время! Давайте вместе разберемся, как сегодня в России работает современный ЭДО.
Как это ЭДО работает?
На сегодняшний момент ЭДО стремительно набирает популярность. Это, в первую очередь, связано с тем, что система позволяет вашему производству «дышать» активнее, ускоряется множество бизнес-процессов, вам становится легче производить документооборот с партнерами и экономить время своих сотрудников.
Возможно, вы уже заметили, что некоторые виды отчетности в ФНС, ПФР, ФСС принимают заявки только в электронном виде. И это только начало преобразований.
Зачем вашему бизнесу «запрыгивать в вагон» ЭДО?
Во-первых, необходимо указать, что ЭДО работают только по защищенным каналам связи. Вы можете быть спокойны за сохранение конфиденциальности вашего документооборота. Так как ЭДО – это в большинстве случаев юридические важные документы с квалифицированными электронными подписями (КЭП). Подпись защищает документ от изменений и наделяет его полной юридической силой.
Как же упростить себе жизнь? Вам потребуется оператор, то есть ключевое звено и поставщик, который и будет вам гарантировать защиту данных. К примеру, компания atlas-soft.ru – один из крупнейших российский разработчиков и поставщиков систем электронного архива и документооборота ЭТЛАС. Обычно, когда бизнес решается перейти на ЭДО, на чаще весов с пометкой «плюсы» стоят следующие критерии:
- Оптимизация бизнес-процессов
- Сокращение расходов (Внимание! До 80%!)
- Сохранение юридической силы документов (Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде).
- Экономия времени (Вы больше не тратите время на распечатку, подписание, перепечатку, согласование и тд). А если, ваши документы ждут в другом городе, их больше не придется ждать от 2 недель до месяца. Ведь в электронном виде они уйдут за пару секунд! К тому же, вы всегда сможете отследить документы онлайн: его получение, подписание, детали. Такие опции ускоряют в разы завершение ваших сделок).
- Повышение лояльности и улучшение сервиса компании ( К примеру, быстрый документооборот равно быстрые платежи ваших контрагентов, которым не придется теряться в куче счетов. Ваши счета и акты будут видеть сразу, не забыв их в тумбочке).
- Автоматизация документооборота (Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Этлас-софт. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Как сообщает журнал «Контур», в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.
ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Среди плюсов работы с ЭДО нам также хочется отметить поддержку системы всех популярных операционных систем и устройств, давая вам полную свободу выбора. Система отлично работает в операционных системах Линукс, Эппл. Айос, а также Гугл Андроид. Помимо всего, для упрощенного доступа ко всем документам, система Этлас-софт создала электронный архив. Вы сможете использовать систему как для архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.
Отметим, что соотношение цены и качества системы Этлас с другими представителями рынка ЭДО во многом выигрывает и занимает лидирующие позиции в России и странах СНГ.
atlas-soft.ru - этлас софт, PDF - ПДФ, Data Matrix - Дата Матрикс.
